クラブ会計簿の作成(1)—作成する会計簿の概要—

エクセルは表計算ソフトです。実務から離れたシニアにとってエクセルを使うことは殆どありませんが、住所録、グランドゴルフの成績表や会計簿などには使っている方もあろうかと思います。

エクセルを使った会計簿を作ってみましょう。
人間は勘違いやうっかりによるミスから逃れることはできません。できるだけ間違いを犯さず、年度末には容易く会計報告書が作れる会計簿にしたいと思います。
話は以下のように3回に亘って行います。
(1)作成する会計簿の概要(作成時のエクセル2003ファイル
(2)会計簿作成(エクセル2013で作成します)
(3)年度末会計報告書作成(ピボット集計)

第一回 作成する会計簿の概要

下図が作成する会計簿です。
この会計簿では「年月日」、「金額入力」、その事由「項目」、詳しい事由「内容」のみを記入するようにしました。1-kaikeibogaiyou

作成する会計簿の説明(概要・特徴)
1.入力エリアを色分け
入力する範囲を薄緑にしています(入力エリア外は誤入力・修正できないようにロックをかけます)
2-kaikeibogaiyou

2.会計簿への記載
<年月日> 日付入力とし、「8/1」と入力すると「8月01日」と表示
<金額>  収入・支出関係なく「金額入力」欄に記載。「16000」と入力するとああああああ「16,000円」と表示
3-kaikeibogaiyou

<項目> プルダウンメニューから選択して入力(誤入力を防ぎ、集計も簡単にする)
<内容> 「項目」入力と同くメニューから選択入力。ただし表示されるメニューは
あああああ同列の「項目」により該当するリストが表示される
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<その他> 「項目」と「内容」欄で表せない必要事項があれば記入5-kaikeibogaiyou

3.自動転記
「入力金額」は「項目」により、「収入金額」または「支出金額」へコピーされる
(支出欄と収入欄に分けて入力する形だとうっかりミスも起こるし、入力時の緊張も大きい)6-kaikeibogaiyou

ピボット集計用データ欄の作成
年度末にピボット集計から簡単に会計報告書ができるように、「収支」「金額」「月」「年」の欄を作る。但しこの各欄は日常の運用には必要ないので、薄く表示させておく
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4.収支残高など重要事項は常時表示させる
1)集計欄を表の欄タイトルの上に表示
ああ収入合計、支出合計、残高および支出件数を表項目タイトルの上に置く8-kaikeibogaiyou

2)ウィンドウ枠の固定
表項目タイトル欄より上の行を「ウィンドウ枠の固定」を使い常に表示させる10-kaikeibogaiyou

5.印刷への配慮
A4サイズの印刷へフィットするようにセルの横幅を調整しておく(
電子会計簿で印刷は不要と思うが、、)
「年月日」欄から「備考」欄の列を印刷横幅とし、印刷タイトル行として表の項目タイトル列を設定。2枚目以降にも表タイトルを表示させる。

11-kaikeibogaiyou
2ページ目
キャプチャ-2

 

6. 「項目」欄、「内訳」欄の入力リスト
入力リストは「項目、内容」シートを作りわかり易くする
(同好会新設や解散などにより必要が生じたときには表を修整します)
9-kaikeibogaiyou

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第2回で作成する会計簿の入力操作イメージは以下の通りです。

会計簿入力操作
カテゴリー: エクセル, Office(オフィス) タグ: パーマリンク

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