クラブ会計簿の作成(3)—ピボット集計(会計報告書作成)—

エクセルは表計算ソフトです。パソコンならではの機能を使って人為ミスを減らすともによりクリエイティブな活動のために、エクセルを、パソコンを使いましょう。
暗算から筆算へ、そしてソロバン・電卓などの計算道具、今はパソコンとなりました。コンピュータとしての機能を活かして使いましょう。

エクセルを使った会計簿を作ってみましょう。
人間は勘違いやうっかりによるミスから逃れることはできません。できるだけ間違いを犯さず、年度末には容易く会計報告書が作れる会計簿にしたいと思います。
内容は3回に分けてあり、このブログではピボット集計について述べています
(1)作成する会計簿の概要(作成時のエクセル2003ファイル)
(2)会計簿作成(エクセル2013で作成します)
(3)ピボット集計(会計報告書の作成)

第三回 ピボット集計(会計報告書作成)

1.データ範囲を選択
全データを選択するには、A8からL8を選択し、「Shift」「Ctrl」と
下向き矢印「」を同時に押す。
リボンから「挿入」→「ピボットテーブル」1-kaikeibo3

 

2.ピボット集計開始
開いた「ピボットテーブルの作成」画面で、新規ワークシートに作成する。2-kaikeibo3

「Sheet1」にピボットテーブルが開いた
20-kaikeibo3

3.ピボットテーブルへフィールド(エクセルの表タイトル項目)を設定
画面右上のフィールドエリアから、「収支」を画面右下の「行」へドラッグ&ドロップする。続いて金額を「値」へドラッグ&ドロップ。
21-kaikeibo3

25-kaikeibo3

4.行の並べ替え
表示されたテーブルで「収入」が「支出」の下にあるので収入を上にする。行ラベルの右にある「▼」をクリックし、「降順」にして並び替える。9-kaikeibo3

5.行に「項目」と「内訳」を追加
「項目」と「内訳」を行へドラッグ&ドロップ(各フィールドをクリックして☑を入れてもOK)
10-kaikeibo3

6.項目の並びを変える
「その他の収入」が一番上にあるなど並びが不自然なので並べ替える。
並びを変える項目(ここでは「その他の収入」)を右クリックし、表示されたメニューから「移動」→「…末尾へ移動」
11-kaikeibo3同様に「支出」の「その他の支出」も最後尾へ移動させる。

完成
23-kaikeibo3

7.従来型のピボットテーブルで表示する
このピボットテーブルをエクセル上にコピーして書式を整えれば良い。
しかしここでは従来型のピボットテーブルに変更して、書式を整え決算報告書の形にしてみます(従来型にする意味はないけど)。従来型表示は不要と云う方は、「8.集計(金額)などの表示を整える」へお進みください。
1)ピボットテーブルを右クリック→表示されたメニューで「ピボットテーブルオプション」をクリック
13-kaikeibo3

2)「ピボットテーブルオプション」画面の「表示」タブを開き、「従来のピボットテーブルを使用…」にチェック☑を入れる
22-kaikeibo3

3)ピボットテーブルの表示が従来型となった
列が「収支」「項目」「内訳」「集計」となった
6-kaikeibo3

4)項目の小計を消す
繰越しやその他の収入に小計が付くと煩雑になるので表示させない
ピボットテーブルを右クリックし、表示されたメニューから「”項目”の小計」のチェックを外す
14-kaikeibo3

15-kaikeibo3

8.集計(金額)などの表示を整える(ここからは新しい表示形式でも同じ作業)
全部の集計データセルを選択し、セルの書式設定から「表示形式」を通貨として記号は「なし」にする。負数の表示は赤表示とする(白黒で印刷するので赤表示とはならない)。
しまった。報告書はこのピボットテーブルを値コピーして使うので、ここで書式設定をしても意味が無かった。金額の設定は報告書作成では省略します。
16-kaikeibo3
金額の書式設定完了
17-kaikeibo3

9.報告書作成
1)ピボットテーブルを「値コピー」で貼り付け
ピボットテーブルをコピーしてエクセルファイルに「値」コピーする(別のエクセルファイルでもOK、ここではピボットテーブルの右隣に貼り付けた)。24-kaikeibo3

2)書式を整える
貼り付けたものを書式を整え報告書スタイルとする。
設定範囲を白黒で印刷すれば支出欄の金額も普通に印刷される。
<詳細報告>
18-kaikeibo3
<概要報告>
19-kaikeibo3

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カテゴリー: エクセル, Office(オフィス) タグ: パーマリンク

クラブ会計簿の作成(3)—ピボット集計(会計報告書作成)— への2件のフィードバック

  1. HarushigeTosano より:

    エクセルもいろんなことが簡単に出来るようになったんですね。凄いです。

    いいね

  2. 井上哲朗 より:

    いろいろ機能があり過ぎて使わないもの知らないものだらけです。

    いいね

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