アクセス(Access)名簿、ID番号の一括更新

最近はアクセス(Access)で何か作るとか作ったものを修正するなどを一年に一回もしないようになったので、一年に一回のID更新で「え~と、、、」となってしまった。
今後ますます戸惑うようになると思うので、年一回のID更新作業をブログに書いておくことにした(シニアネット大分では、年一回会費を納めるとその年の会員ID番号がもらえます。つまりID番号は毎年更新されます)

1.エクセルで新旧ID対照表(シニアネット事務局役員から)を送ってもらうああああファイルはエクセルでもらった

2.アクセル名簿管理へ新旧対照表を読み込む
「外部データ」→「Excel」。開いたエクスプローラで新旧ID対照表を指定1-accessID2-accessID

新旧対象表を新しいテーブルとして読み込む
3-accessID

ウィザードに沿って作業を進める
<フィールド名は先頭行>
4-accessID
<データ型を設定>
5-accessID
<主キーを設定(主キーは自動的に設定)>
6-accessID
<テーブル名を付ける>
7-accessID
<新旧対象表テーブルができた>
8-accessID9-accessID

3.古いID更新クエリーを修整する
<去年の更新クエリーをデザインビュー開く>
10-accessID
<今年の新旧対象テーブルを更新クエリーに追加する>12-accessID<去年の新旧対象テーブルを除去する>
13-accessID<勝手にできた結合線を除去>
14-accessID

<新しい結合線を作る(2013IDを名簿のIDへドラッグ)>17-accessID18-accessID

<結合プロパティ設定(新旧対象テーブルの全レコードと名簿のレコードを結合)>15-accessID

<更新式の設定>
名簿テーブル「ID」フィールドが新旧IDテーブルの「2013ID]フィールドに同じなら、名簿テーブルの「ID」フィールドを新旧対象テーブルの「2014ID]置き換える。

18-accessID

4.新旧ID更新クエリーを保存
19-accessID

5.新旧ID更新クエリーを実行してID更新
(「ID更新」にクエリー名を変更しているが、特に意味はない)
更新クエリー「ID更新」をダブルクリック。一瞬にして更新される。21-accessID<更新結果>「名簿」テーブルを開き確認
26-accessID<検索で確認>名前で検索で確認
27-accessID

カテゴリー: アクセス, Office(オフィス) タグ: パーマリンク

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