エクセル会員名簿表の更新、会員ID番号の更新

私の所属している会では会員ID番号が毎年更新されます。
アクセス(MS-Office)で作った名簿管理は新旧ID番号対照表から更新クエリーで簡単に行えますが、エクセルで作ったものは少し手間がかかります(勿論、マクロを組んで一発という方法もありますが、もうその元気はありません)。
何でアクセスとエクセルと二種類もの名簿管理をしているのか、自分でも理由はわかりません、、、、操作性や拡張性は断然アクセスのものが良いのに、、、。

エクセル名簿管理


「エクセル名簿管理ファイルのID番号更新」
ID番号更新手順は、頂いた新旧ID対照表を①旧ID順に並べる(ファイル更新をIDだけの入替とするため)、②並べ直した対照表で旧会員で退会した人の部分を空欄行として挿入(新ID をコピぺするため)、③名簿管理ファイルの元表に列を挿入して、新IDを挿入、④旧ID列を削除、という順序で行いました。

1.新旧ID対照表を旧ID順に並べ直す
対照表に「No」を挿入し、旧ID番号で昇順に並べ替える
1-meibo2-meibo

2.退会した会員をわかり易くする表示する
1)旧ID番号列に条件付き書式を設定
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B2セルを選択し、A2セルと等しい場合に赤色で塗るように条件付き書式を設定。B2セルの書式をB列のデータ範囲内にコピーする
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2)追加した「No」列に14001から順次増加する番号を入れる
A2セルへ、14001と入力。B2セルは同じ値なので赤く塗られる
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A3セルに、A2セルに1を加えた値となる数式を入れ、A3セルをA450(450行程度)までコピーする
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3)退会者の行のB列を空白にする
退会者がいると赤表示が途切れるので、行を挿入して、A列のコピーをし、赤色が連続するようにして行く。当然新IDはないので空白となる。
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例えば、旧IDが二つ飛んでおれば2行を挿入し
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A列をこの行分を超えてコピーする
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同様の作業を繰り返し全部の旧年度IDが並ぶようにする
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3.エクセル名簿管理ファイルの名簿シート(何故かコピー名簿となっているが)のID番号列を新年度ID番号に置き替える
1)名簿シートのID欄の隣に列を挿入
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2)新ID番号順に表を並べ直す
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3)旧ID番号列を除去して完成
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保存したものを起動して、検索してみると新年度IDに変更されていることが分かる20-meibo

退会した会員のデータも当分は残しておいた方が良いと思います。
例年、失念していて新年になって再登録する方もかなりいましたので。

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カテゴリー: アクセス, エクセル, Office(オフィス) タグ: パーマリンク

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