エクセルを使ったメールアドレスの保守整備

住所録などいろんなデータは日常的に点検・整備しないと古い間違ったものとなり、ものの用をなさなくなります。多くのデータベースシステムがデータの保守を怠って、その結果、役に立たないとして捨てられている気がします。
私のレベルで保守が必要なもの一つはメールアドレスです。変更の通知が来ても、日常特に必要がない場合は、つい忘れてしまいす。こうして間違のアドレスが増えて行きます。
それとエクセルなどでは、使う目的に合わせて使い易い形で幾つかのファイル(ブック)をつい作ってしまいます。するともう大変、使っているブックの数だけアドレスを補修しなければならず、データ管理の手間が増えます。(アクセスなどでリレーショナルなデータベースとすれば基本データの管理は一か所となり、使用目的に合わせたフォームやデータ項目で作業ができます)。

私の場合、メールアドレスチェックにエクセルを使ってます。
エクセル上でMLメールの配布先一覧リストと自分のアドレス帳のメールアドレスを対比させ、間違いアドレスを見つけ修正します。メーリングリストにはアドレスのみで個人名が無いので、修正は会の名簿管理者から疑問分のアドレスを教えてもらいます(偉そうに書きましたが、実際に行うのは1年か2年に一回程度しかできていません)。
メーリングリスト

ここでは架空のアドレス帳を使ったEメールアドレスの相互の比較、差異あるデータを見つける方法をやってみます。使用するデータは、Office用アプリで自動生成された住所録データです( Office用アプリ、および住所録データの自動再生はこちらをご覧ください)。

以下の順序で架空のアドレス帳で実施してみました。実際のデータをチェックする場合はそれなりに工夫してください(記事て使用したエクセルブックは公開してます。ダウンロードして、アドレスデータを変えて動作を確認できます)
1)架空の住所録の作成
2)架空の住所録Eメールアドレスをコピーして一部変更
3)両アドレスの異なっている場所を表示

1.架空の住所録の作成
1)リボンの「挿入」から「個人用アプリ」、表示されたメニューで「Random Data Genarator 」をクリック
1-randomデータ

2)画面右側の「Random Data Genarator 」画面で設定
発生させるデータ件数、項目を設定して、「データ作成」。架空のデータができる
2-randomデータ3-randomデータ

2.メールアドレスをコピーして、仮の別ブックメールアドレスとする
作成された住所録を「私のアドレス帳」シートとして、「メールアドレス」をコピーし別シートに貼り付ける。そしてメールアドレスの一部を変更した。シート名は何でも良いが「別アドレス帳のアドレス一覧」とした。
4-randomデータ5-randomデータ

3.両メールアドレスの比較
1)変更したメールアドレスをわかり易く並べる
「別アドレス帳のアドレス一覧」シートの A1セルを選んで、「Shift 」「Ctrl」キーを押しながら下向き▼を押して、全アドレスを選択。コピー。
6-データ貼り付け

「私のアドレス帳」のJ1へ貼り付ける
7-データ貼り付け

2)条件付き書式を設定して、差異あるものを目立たせる
本データのメールアドレスへ条件付き書式を設定
E2セル(一番最初のメールアドレスデータ)を選択し、ホームリボンから「条件付き書式」をクリック、開いたメニューで「新しいルール」をクリック
8-データを比較

開いた「新しい書式ルール」画面で「数式を使用して、書式設定するセルを決定」をクリック。新しい画面が開く。
9-データを比較

ルールの内容、数式にを書き込む
=COUNTIF(J:J,E2)<1
条件付きのセル数をカウントする関数です。意味は、
全J列の中で「E2」セルと同じものを数える、そしてその数が「1」より少ない場合に限り、「E2」セルの文字を赤い太文字で表示する(つまり同じものがない場合、太字赤文字)
10-データを比較

そしてこの「E2」セルの書式をE列の全データ範囲へコピーします。

貼り付けた別ブックのメールアドレスへ条件付き書式を設定する
J列のアドレスの一番上のセルに先ほどと同じような条件付き書式設定をして、相互の差異をわかり易くする。
=COUNTIF(E:E,J2)<1
11-データを比較

「J2」セルの書式をJ列の全データ範囲へコピー

どのアドレスに違いがあるか一目瞭然(赤い太字のアドレスとして表示されている)
12-データを比較

拡大
13-データを比較

なおスペースなどがアドレスの前後についていても、「違っている」と赤く太く表示されます。

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