LibreOffice、差し込み印刷ではがきの宛名をやってみた

このブログは LibreOffice Writer と Calc ではがきの宛名書きをする方法について書きました。
私は MS Office をずっと使ってきたので、データベース Access を住所録管理や備忘録(日記&こづかい帳)に使ってきました。従って年賀状などの宛先印刷も住所録管理で行ってきました。
<下図は住所録管理で「井上」で検索表示した私の個人情報>Access<備忘録、年月日(2017/3/23)での検索表示(日記 と こづかい帳 の合体表示)>
備忘録
しかし仕事をやめると MS-Office が必要なことは殆どなくなった(ワードやエクセルも含めて)。それに Office は値段が高いので、特に Access まで含めると、2016に買い替えるのはたいへん、ただサポート期間もあるし、、、と迷っていました。office サポート

鈍い私も気が付きました、たとえ私の寿命が後6年以上あったとしても買換えは無駄、LibreOffice で「はがきの宛名印刷」ができればそれで事足りると(年賀状が出せればOK)。また Base で Access と同じことをさせる元気は起こらないだろう、、、、、、、でも多分、日記とこづかい帳の備忘録は2013が使えるまで、で十分だ。


「LibereOffice Writer と Calc ではがきの宛名印刷」

1.住所録データを Calc へ取り込む
私の原データは Access にあるのでクエリーで必要部分のデータを作り、エクセルファイルとして出力。
エクセルファイルを Calc で読み込み、名前の後に「様」を付けたり、郵便番号を3桁と4桁に分けるなど、データ差し込み印刷の便を考えて加工をしました(式6とかコメントの項目名は流用したクエリーにあった項目の除外忘れです、ずぼらで Calc に取り込んでも変えなかった)。
Calc宛名ファイル

2.Writer ではがきサイズの画面を作る
Writer を起動して(普通はA4サイズが開く)、メニューの「書式」→「ページ」と進み、「ページスタイル設定」画面を開く
1-ページスタイル

1)「ページ」タブで「はがき」サイズに変える
用紙サイズ、印刷の向き、余白を設定
10-ページスタイル

2)背景、外枠、段組みの設定
背景はなし、外枠なし、段組みは1段、行数と文字数の指定はなし
11-ページスタイル 12-ページスタイル14-ページスタイル 13-ページスタイル

印刷用スタイルが完成
15-ページスタイル

3.背景として「はがき」画像を入れる
背景にはがき画像を入れることで郵便番号などを挿入位置を簡単に決められるようにしました。
1)はがき画像を挿入
メニューの「挿入」から「画像」と進み、開いたエクスプローラ画面でスキャナーで取り込んだ「はがき」画面を選択
16-ページスタイル

2)挿入した画像を背景に設定
はがき画像が印刷スタイル用紙に張り付いたので(緑の四角八個表示状態で)、右クリックするとドロップダウンメニューが表示される。「折り返し」を選択し更に表示されたメニューから「背景に」をクリック
17-ページスタイル

背景にはがき画像が設定された
18-ページスタイル

4.郵便番号差し込み枠を設定
送付先の郵便番号は正しいサイズで決められた位置に記入したい、このためフレームを設定しました。
1)枠(フレーム)作成
メニューから「挿入」→「フレーム」→「Frame Interractively 」と進む
100-郵便番号枠

カーソルが十字になるので、郵便番号3桁部分にドラッグして枠を作る
101-郵便番号枠

2)枠の書式を設定
枠に仮の数字(ここでは「123」とした)を入力し、フォントをメイリオ、サイズを26とする
20-郵便番号枠

① フォントと文字間隔など設定
123の文字を選択して右クリック、表示されたメニューで「文字」をクリック。文字のプロパティ画面が表示されるので、「位置」タブで文字間隔を2~2.5pt 程度に設定
21-郵便番号枠

② 枠の書式設定
枠を選定し右クリック。表示されたメニューで「Object」を選定。
「枠」設定画面が開くので、「外枠」タブで外枠はなしにする
22-郵便番号枠

以下の画面ではいちいち「OK」を押しているが、設定を変えた後タブを切り替えて必要な設定し、全部設定した後で「OK」で決定できる。背景は「白」、透過率は50%程度とする。
23-郵便番号枠 24-郵便番号枠

郵便番号3桁枠完成
25-郵便番号枠

3)郵便番号3桁枠をコピーして4桁枠を作成
3桁枠をコピーして貼り付け。枠を4桁に拡げ、はがきの4桁位置に合わせ、数字を入力して4桁にする(「1234」)
26-郵便番号枠 28-郵便番号枠

4)郵便番号枠の仮の数字を消す
郵便番号枠は差し込みデータが書き込まれる場所なので仮の数字は消しておく必要があります。
3桁枠、4桁枠とも、それぞれ仮の数字を選択し消去。
44-郵便番号枠 45-郵便番号枠

5.送り元の郵便番号を入れる
発送元の郵便番号は固定で差し込み印刷する要はないのでテキストボックスで作成。
フォントはメイリオ、サイズは16。文字間隔は「位置」タブから設定、「1.0」 pt  程度に、、、
40-郵便番号枠 41-郵便番号枠

42-郵便番号枠 43-郵便番号枠

6.郵便番号枠への差し込みデータ設定
1)差し込み用データファイルを設定
先ず郵便番号3桁枠をクリックして選び、メニューの「挿入」から「 Field 」、更に「他のフィールド」クリックし、データファイルを選ぶ「フィールド」画面を表示させます。タブは「データベース」です。
次に差し込みデータのある Calc ファイルを探すため「検索」をクリック
50-郵便番号枠

エクスプローラ画面が開くので、該当するデータファイルを見つけて「開く」
51-郵便番号枠

2)郵便番号枠へ郵便番号フィールドを設定
「フィールド」画面で、追加されたデータベースを展開して、郵便番号3桁へ差し込むフィールド(ここでは「郵便1」)を選び 「挿入」。郵便1がセットされます。
52-郵便番号枠 55-郵便番号枠

同じように郵便番号4桁にも差し込みフィールドを設定
56-郵便番号枠

3)郵便番号枠へフィールドデータを差し込む
メニューの「表示」から「データソース」をクリック。メニュー画面の下へに新たなメニューとフィールドデータが表示される。
表示させるデータをクリックして選択し(ここでは一番最初のデータを選んだ)、追加表示されているフィールドデータメニューの「データからフィールドへ」をクリックすると当該データの郵便番号が差し込まれる。
57-郵便番号枠

58-郵便番号枠

差し込みフィールドデータやそのメニューを非表示とするには、メニューの「表示」をクリックして再度「データソース」をクリックすれば良い。なお一旦データソースからデータを挿入すると項目名には戻らず、差し込まれたデータが表示されたままとなるが実際上は何等の支障はない。

7.住所や宛名などの挿入
1)フィールドの設定
はがき画面で住所を流し込むところへカーソルを移動
59-郵便番号枠

メニューの「挿入」→「 Field 」から「他のフィールド」を選び、フィールドデータ項目を表示させる。
差し込むフィールド(ここでは住所1)を選び、「挿入」をクリック
60-郵便番号枠

住所データ1が指定の位置に入った。続いてフォントとそのサイズを設定する。
61-郵便番号枠 62-郵便番号枠

同様に、住所2と宛名(ここでは式6)と併記する宛名(ここではコメント)を設定し、フォントとフォントサイズも設定する。
63-郵便番号枠

2)送り先住所などへフィールドデータを流し込む
方法は先に郵便番号データの流し込みと同じ。
メニューの「表示」から「データソース」をクリック。メニュー画面の下へに新たなメニューとフィールドデータが表示される。
表示させるデータをクリックして選択し(ここでは宛名に併記のある人を選んだ)、フィールドデータメニューの「データからフィールドへ」をクリックすると当該データの宛名、住所などが差し込まれる。
64-郵便番号枠

8.背景の削除
背景にはがき画像をセットして差し込み位置の調整を行ったが、実際の宛名印刷では不要なものなので背景はなしにする必要があります。
はがき画面で背景を選択し(緑色の隅表示が出た状態)、右クリックして「切り取り」
70-便番号枠 71-便番号枠

9.はがきの印刷
印刷する代わりにファイルとして書き出してみます(まとめて書き出すことも範囲を指定して書き出すこともできます)。
メニューの「ファイル」から「印刷」。表示された「差し込み印刷」画面で、すべてのデータファイルとして、単一ファイルの形でデスクトップへ書き出しました。
72-便番号枠

書き出す場所は「デスクトップ」、ファイル名は「印刷テストファイル」
73-便番号枠 74-1-便番号枠

書き出された
75-便番号枠

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